Comment accueillez-vous vos nouveaux arrivants ? Vous avez peut-être un programme d’accueil, un parcours d’intégration, une orientation ou un onboarding ? Quel que soit le nom que vous lui donniez, l’objectif de ce programme est toujours le même : proposer à vos nouveaux collaborateurs les informations qui leur permettent d’être rapidement opérationnels et performants. Cependant, avez-vous pensé à vous faciliter la vie en digitalisant, au moins en partie, ce programme ?

Nous vous expliquons pourquoi nous vous recommandons de le faire, et surtout, comment vous y prendre, en prenant comme exemple le programme d’accueil développé pour la Ville de Genève.

Vignette de l'article de blog - Digitaliser un programme d'onboarding


Pourquoi digitaliser son programme d’accueil ?

Digitaliser votre programme d’accueil vous permet de gagner du temps, d’économiser de l’argent et de mieux accueillir vos nouveaux collaborateurs. Nous vous expliquons pourquoi :

Gagner du temps

Les formations présentielles demandent énormément d’organisation et mobilisent beaucoup de monde : votre service RH pour la coordination et la logistique, votre personnel de support administratif et financier pour l’organisation et vos experts intervenant comme formateurs. Et cela, de façon récurrente ! Si c’est toujours la même chose qui est présenté, pourquoi ne pas digitaliser ?

Économiser de l’argent

Les programmes d’accueil en présentiel représentent également un coût important. Surtout si possédez plusieurs sites et devez faire voyager vos collaborateurs. Un module digital, quant à lui, n’est pas un investissement majeur et une fois créé, il peut être utilisé dans la durée, par tous et n’importe où, même en mobilité !

Mieux accueillir les nouveaux collaborateurs

Vos dates de formation, même si elles sont récurrentes, ne coïncident pas toujours avec l’arrivée du nouveau venu. Celui-ci peut donc devoir attendre quelques jours voire quelques semaines pour obtenir les informations dont il a besoin pour être efficace et gagner en autonomie. Cette situation inconfortable pour le nouvel arrivant est aussi un problème pour les personnes qu’il va devoir solliciter pour obtenir les réponses à ses questions. Un programme digitalisé peut même être transmis avant le premier jour, pour que votre nouveau collaborateur soit opérationnel dès le départ !


Comment digitaliser son programme d’accueil ?

Vous lancer dans la digitalisation de votre programme d’accueil est l’occasion de faire en sorte que le parcours du nouvel arrivant ne soit pas un parcours du combattant ! Cela demande un peu de méthode et pas beaucoup de connaissances technique, nous vous donnons la marche à suivre :

Les deux premières choses à faire sont de définir des objectifs de formation et d’effectuer un inventaire du matériel existant : présentations, vidéos, livrets imprimés, etc. Sur cette base, vous pourrez ensuite :

  • Créer un scénario pédagogique
  • Rendre votre contenu plus engageant
  • Développer votre parcours digital

A. Créer un scénario pédagogique en 3 étapes

En vous basant sur les objectifs à atteindre, voici les 3 étapes à parcourir pour définir un scénario pédagogique :

  1. Commencez par identifier tous les sujets que vous allez devoir aborder pour atteindre les objectifs pédagogiques ;
  2. Reprenez ensuite votre inventaire de contenus et déterminez les informations essentielles et les informations accessoires ;
  3. En ne gardant que les informations essentielles, imaginez un parcours dans lequel elles s’articulent les unes aux autres de façon logique : votre scénario pédagogique. Vous pourrez ensuite, si nécessaires, ajouter les informations accessoires comme des petits plus pour approfondir ses connaissances.
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Exemple de scénario pédagogique

 

B. Rendre votre contenu engageant

Ce qui fonctionne bien dans une salle de formation, ne fonctionne pas forcément avec un parcours digital. Dans un parcours en présentiel, il y a un formateur qui peut s’adapter à son audience, mais dans le cas du parcours digital, il va falloir que l’apprenant puisse adapter le parcours de formation à ses besoins. Ainsi, sur la base de votre scénario pédagogique, il va falloir évaluer et adapter vos contenus existants et en créer de nouveaux pour que le parcours puisse être modulable, interactif et surtout intéressant pour une audience en ligne.

 

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Découper son programme en activités de micro-learning

Pour répondre à toutes les audiences, il peut être judicieux de découper votre programme séquences de quelques secondes à quelques minutes. Cela permettra d’alterner les formats pour donner du rythme et alterner des informations « sérieuses » avec des séquences plus amusantes. On peut par exemple imager la présentation de l’activité d’un département avec des petites vidéos de collaborateurs, retracer l’historique de la société avec une frise interactive, insérer un quiz, proposer une visite virtuelle des bureaux ou d’une usine, etc.

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Garder des parties en présentiel avec le blended learning

Un parcours digitalisé a tout son sens pour présenter l’entreprise avant l’arrivée du nouveau collaborateur ou pour transmettre des informations administratives, techniques ou opérationnelles, mais il ne s’agirait pas d’un vrai parcours d’intégration s’il n’y avait pas d’interactions présentielles. Un programme de blended learning laisse l’opportunité aux collaborateurs de se rencontrer et de sentir la culture d’entreprise.

C. Développer votre parcours digital

Développer vos propres modules de digital learning est possible et pas forcément très compliqué. Vous pouvez par exemple utiliser un outil comme Articulate Rise qui comporte des parcours types et ne nécessite pas de connaissances particulières en programmation pour réaliser des formations digitales standards. Si vous voulez quelque chose d’un peu plus élaboré, vous pouvez également vous adresser à nous !


👉 Pourquoi vous adresser à eSkills pour réaliser votre programme d’onboarding digital ? 

Notre expérience dans la réalisation de parcours d’accueil digitaux nous permet de rapidement cerner vos besoins, créer un parcours pédagogique efficace qui enchante vos nouveaux collaborateurs et préserve votre image de marque. Avec nous, la réalisation d’un parcours de digital learning nécessite très peu d’implication de votre part :

        • Nous faisons ensemble un état des lieux de ce qui existe et élaborons un scénario pédagogique qui réponde aux besoins de vos nouveaux employés ;
        • Nous vous proposons un plan de projet ;
        • Vous nous fournissez le matériel existant ;
        • Nous réalisons les interviews d’experts ;
        • Nous nous occupons de tout : gestion de projet, écriture des contenus, réalisation des modules.


Le programme d’accueil digitalisé de la Ville de Genève a été réalisé par eSkills

Romain Bischoff, Responsable de la formation nous explique pourquoi la Ville de Genève a opté pour un format numérique.

🎙Quel est l’intérêt de proposer un guide d’accueil digitalisé pour la Ville de Genève ?

Nous affichons l’ambition d’être un employeur exemplaire et d’offrir à notre personnel un environnement de travail sûr, humain et agréable. Cela passe par la formation de notre personnel et bien entendu de nos nouveaux arrivant-e-s. Pour nos 4000 collaborateurs et collaboratrices, , nous avions donc besoin d’un programme d’accueil accessible, flexible et efficace et c’est ce qu’offre le digital.

🎙Pouvez-vous identifier les avantages de ce dispositif pour une organisation telle que la vôtre ?

Pour nous, les principaux avantages sont :

  • L’immédiateté de l’accès à l’information pour les nouveaux et nouvelles engagé-e-s ;
  • La facilité de mise à jour du dispositif ;
  • L’interactivité et convivialité dans la transmission d’informations institutionnelles qui ne sont pas toujours attrayantes ;
  • La centralisation et synthétisation de l’information, notamment avec une « boussole » digitale qui permet d’approfondir chaque sujet grâce à des liens vers des ressources en ligne ;
  • La variété des modalités de diffusion : une simple URL dans un mail, une page Intranet ou l’intégration en tant que formation sur le LMS.

🎙Et qu’avez-vous apprécié dans votre collaboration avec eSkills ?

J’ai apprécié votre approche à la fois professionnelle et humaine du service client. Humaine dans votre capacité à identifier et verbaliser les besoins des bénéficiaires du dispositif, ainsi que dans votre capacité à nous accompagner avec souplesse dans l’évolution du besoin en cours de projet. Professionnelle dans votre gestion de projet centralisée avec un interlocuteur unique et des étapes clairement et simplement définies.


Vous voulez en savoir plus ou avez un projet à nous soumettre ? Contactez-nous

Illustrations : Pitch Comment

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