Tous les jours sont différents chez eSkills, la variété des demandes que nous recevons nous poussent constamment à renouveler notre approche et à trouver des idées originales. Voici l’une d’entre elles, reçue du Service de formation de l’État : réaliser une formation digitale pour expliquer ce que sont les archives de l’État et à quoi elles servent.

En voilà un challenge ! De quoi s’agissait-il exactement ? Expliquer ce que sont les archives de l’État, mais dans quel but ? Et comment allions-nous pouvoir traiter ce sujet de manière originale ? Pour démarrer, il nous fallait donc répondre à ces deux questions :

  • Quel est le réel besoin des parties prenantes ?
  • Quelle est la performance à développer au sein de l’audience et comment susciter son intérêt ?

Comprendre le besoin et la cible pour créer un module d’e-learning efficace

La demande de notre client était de réaliser un module de e-learning expliquant le fonctionnement des archives de l’État destiné à tous les employés de la fonction publique genevoise. L’objectif était de leur faire prendre conscience de leur rôle et de leur responsabilité dans l’écriture de l’histoire de demain en expliquant pourquoi et comment archiver les documents qu’ils manipulent.

Dans le cas de ce projet, nous n’avions pas été mandatés par les experts métiers. Nous avons donc commencé par effectuer un travail de mise en confiance et de qualification des besoins avec ces dernières, les archivistes de l’État de Genève.

Définir les « problèmes » rencontrés par les parties prenantes

A priori, les archivistes s’interrogeaient sur l’efficacité d’une formation digitale. Ils organisent déjà en interne des formations complètes en présentiel. Le métier d’archiviste est un métier de passion, ce qui se ressent dans la façon dont ils en parlent, alors comment conserver cet enthousiasme dans une formation digitale ?

Nous avons passé 4 demi-journées avec eux à discuter de leur métier et des challenges qu’ils rencontrent au quotidien. Les archivistes adorent parler de leur métier, ces discussions étaient donc un bon moyen de se plonger dans leur univers et surtout de clarifier le besoin auquel il fallait répondre.

Deux problèmes principaux ont été relevés :

  • Les archives ont une image plutôt poussiéreuse dans le subconscient des collaborateurs.
  • Le nombre de personnes qui peuvent être formées chaque année en présentiel est très limité avec seulement 40 places par an.

Clarifier l’audience et les objectifs de la formation

La cible étant la totalité des employés de l’État de Genève, nous avions affaire à une audience extrêmement hétéroclite. Ils étaient pourtant tous concernés puisqu’ils manient quotidiennement des documents potentiellement archivables et sont donc amenés à appliquer les règles de base d’un bon archivage (documents à conserver, règles de nommage, durée de conservation, etc.).

Il n’était, par ailleurs, pas question de reprendre l’intégralité de la formation présentielle qui dure 2 jours, mais plutôt de créer un module de formation de base permettant à tous de comprendre le sujet et son importance.

Pour terminer, la formation digitale étant une partie intégrante d’un dispositif de blended learning, elle devait être un préambule à la formation présentielle.

Susciter l’intérêt de l’audience pour atteindre les objectifs de la formation digitale

Susciter l’intérêt est un préalable indispensable à tout apprentissage. Ensuite, pour que le message soit bien compris par tous, quel que soit son âge, son niveau de formation et son poste, il faut proposer une expérience d’apprentissage ludique, interactive et engageante.

Le storytelling : une bonne accroche pour susciter l’intérêt

Le storytelling est généralement un bon moyen de susciter l’intérêt, il permet de mettre le sujet en perspective et de le démystifier. Dans le cas d’un sujet comme les archives de l’État, nous devions répondre immédiatement à la question : en quoi suis-je concerné ?

Les archives de l’État représentent bien plus que le simple classement de vieux documents, elles contiennent toute l’histoire de Genève et de ses habitants. Il fallait bien faire comprendre aux employés de l’État qu’ils étaient collectivement responsables d’écrire l’histoire de demain.

En d’autres termes, si les archives contiennent le passé de Genève, la responsabilité d’archivage est, elle, totalement tournée vers l’avenir. Pour bien le faire comprendre aux cibles de la formation, nous les avons donc projetées en 2234 : Dans une Genève sans jet d’eau, il faut retrouver les plans de celui-ci pour pouvoir le recréer. Nos apprenants peuvent ainsi appréhender l’importance des traces qu’ils laissent aujourd’hui pour les genevois de demain.

Vignette de l'article de blog - Participer à l’écriture de l’Histoire de demain

Afin de conserver une dimension humaine à la formation et transmettre la passion des archivistes, nous avons ensuite créé une vidéo d’introduction avec l’une des archivistes de l’État. Cela permettait de :

  • faire le lien avec la formation présentielle,
  • laisser la parole à un expert,
  • susciter de l’enthousiasme le sujet.

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Varier les formats et introduire de l’interaction pour conserver l’attention du participant

La formation démarre par un petit quizz pour tester le niveau de connaissances générales des participants. Cela permet de ne pas perdre l’audience en la plongeant immédiatement dans la dimension pratique du sujet.

Le but n’est pas de sanctionner les ignorants, mais plutôt de piquer la curiosité des participants avec des questions telles que la date du document le plus ancien conservé dans les archives genevoises.

Une fois l’intérêt suscité, on peut commencer la formation avec une succession de sections courtes sous forme de vidéos d’animation et d’infographies interactives. Toutes les notions sont illustrées par un exemple concret qui sert de fil rouge à la formation.

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Pour ancrer la compréhension, un cas pratique est proposé aux participants. Le cas est fictif et ludique pour favoriser l’interaction avec le participant et conserver son attention. A nouveau, on se projette dans le futur, cette fois-ci avec le « service genevois des tourniquets » : un tourniquet va être installé devant le jet d’eau pour compter les visiteurs. Un citoyen mécontent écrit une lettre qui va devenir un document d’archive.

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On offre ainsi aux participants une expérience d’apprentissage qui suscite la réflexion, ce qui favorise la mémorisation.

Transformer les besoins en digital learning

Transformer n’importe quel besoin en digital learning, c’est ce que font les magiciens d’eSkills. Nous sommes une équipe de passionnés qui créons en interne toutes vos formations digitales. Quel que soit le support, vos besoins et vos souhaits, nous réalisons avec vous des expériences d’apprentissage ludiques, interactives et engageantes qui vous permettent d’atteindre vos objectifs.

Les archives d’État disposent maintenant d’un module de formation accessible à tous. Ceci leur permet à la fois de promouvoir un département méconnu de l’État et de se faciliter la tâche au quotidien en sensibilisant les fonctionnaires à leur part de responsabilité dans l’écriture de l’histoire de demain.

Si vous aussi vous avez un challenge de e-learning à nous faire relever, contactez-nous !